تاثیر استفاده از دستگاه کنترل تردد بر مستقیم بر تصمیم‌گیری‌های آتی سازمان
تحقیقات نشان داده که محاسبه دقیق ساعات کاری(حضور و عدم حضور) پرسنل به طور مستقیم در افزایش سطح رضایتمندی و راندمان کاری پرسنل تاثیر دارد. در گذشته‌ای نه چندان دور، ثبت تردد افراد در سازمان‌ها به صورت دستی صورت گرفته که با مشکلات زیادی همراه بود. اما با پیشرفت تکنولوژی و روی کارآمدن دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده از آنها جایگزین مطمئنی برای روش‌های دستی شد و روز به روز استفاده از آنها مورد استقبال قرار گرفت. (نانوتایم ارائه دهنده انواع تجهیزات کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب اقدام به گردآوری تجربیات مشتریان خود و ارائه آنها در این مقاله نموده است)
در حال حاضر نمونه‌های متعددی از دستگاه ساعت زنی با امکانات متنوع موجود است، به عنوان مثال می‌توان به دستگاه‌های مجهز به اکسس کنترل که علاوه بر ثبت تردد‌ها امکان تعیین سطح دسترسی به قسمت های مختلف ساختمان به منظور تامین امنیت در محیط کاری مورد استفاده قرار می‌گیرند، اشاره کرد.
درکنار دستگاه، نیاز به استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب مناسب به منظور دسترسی به امکانات بیشتر امری ضروری است. نرم افزار کنترل تردد ایده‌آل باید امکاناتی نظیر شیفت‌بندی متناسب با نیاز مجموعه، محاسبه اضافه‌کار، کسر‌کار، ماموریت، حقوق و دستمزد، لیست بیمه و… را در اختیار مدیران قرار دهد. به این ترتیب با در اختیار داشتن داده‌های جامع تردد به راحتی می‌توان یک گزارش عملکرد جامع تهیه کرده و دید خوبی نسبت به عملکرد هر یک از بدست آورد.
این موضوع میتواند بر تصمیم‌گیری‌های آتی در سازمان تاثیر بسزایی داشته و منجر به افزایش بهروری سازمان شود. به عنوان مثال تخصیص نیروهای منضبط در جایگاه‌های شغلی که حضور موثر کارکنان ضروری است (واحد های فروش و پشتیبانی). حضور به موقع به منظور رسیدگی به امور مشتریان علاوه بر ایجاد حس اعتماد مشتریان، باعث افزایش اعتبار سازمان می‌شود.
به طور کلی فعالیت در یک مجموعه معتبرعلاوه بر افزایش اعتماد به نفس کارکنان، منجر به تلاش بیشتر نیروها برای بهتر شدن و در نتیجه افزایش راندمان کاری خواهد شد. می‌توان نتیجه گرفت تهیه گزارشات دقیق در اخذ تصمیمات درست در سازمان و رشد سازمان تاثیر مستقیم دارد.
جایگاه دستگاه حضور و غیاب در بحث مدیریت منابع انسانی:
علاوه بر جنبه های مختلف مدیریت زمان توسط دستگاه حضور غیاب، از دیگر کاربرد‌های مهم آن می‌توان به نقش پر رنگ آن در مدیریت منابع انسانی از قبل استخدام تا انتهای همکاری اشاره کرد. به عنوان مثال در سازمان‌هایی که نیروی جدید نیاز به گذراندن دوره کارآموز دارد، استفاده از دستگاه کنترل تردد برای بررسی نظم و حضور بموقع فرد در تصمیم‌گیری‌های بعدی نقش بسزایی دارد.
چگونه می‌توان از دستگاه کنترل تردد برای افزایش انگیزه کارکنان استفاده کرد؟
با توجه به گزارشات جمع‌آوری شده از دستگاه در پایان هر دوره، به راحتی می‌توان پرسنل منظم و مستعد را شناسایی نموده و با در نظر گرفتن طرح‌های تشویقی منجر به افزایش انگیزه برای حضور موثر پرسنل در سازمان شد. در این صورت علاوه بر تکریم نیروهای منظم باعث ایجاد رقابت و پویایی در محل کار شده و نشان از اهمیت رعایت نظم و مقررات در مجموعه است.
همچنین در نظر گرفتن اخطار کتبی و در صورت نیاز جرایم نقدی و غیر نقدی در رابطه با پرسنل بی انضباط نقش موثری در بهبود شرایط خواهد داشت. هرچند تاخیر و مرخصی‌ها میتواند به عنوان زنگ خطری برای شناسایی شرایط نامساعد و کارمندان ناراضی بوده و مسیر برای کشف مشکلات موجود فراهم می‌شود.
در مواردی با توجه به شرایط پرسنل نیاز به در نظر گرفتن شیفت‌کاری متفاوتی برای پرسنل بوده که در صورت بهرمندی از نرم افزار کنترل تردد حرفه‌ای امکان تعریف شیفت شناور مهیا است. توجه کنید که منابع انسانی قلب تپنده سازمان بوده و که با ارزیابی صحیح هنگام استخدام و رعایت حقوق آنها در طول همکاری، به راحتی می‌توان بسیاری از هزینه ها مانند از دست دادن منابع انسانی خوب در سازمان جلوگیری نمود.
به طور کلی مهمترین مزیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب در محیط های کاری افزایش بهروری و کاهش هدر رفت زمان است و با اعتماد سازی بین کارمند و کارفرما، منجر به افزایش رضایتمندی کارمندان و مسئولیت پذیری بیشتر کارکنان برای مدیریت زمان خود در مجموعه کاری شود.
چگونه می‌توان با استفاده از دستگاه حضورغیاب هزینه‌ها را کاهش داد؟
استفاده از دستگاه حضورو غیاب در کنار سیاست‌های مدیریتی سازمان بر مبنای حفظ نظم و انضباط و احترام به قوانین کاری مصوب (حضور به موقع و ثبت درخواست مرخصی قبل از روز موعود) در آن سازمان منجر به افزایش بهروری خواهد شد. بنابراین ساعات کاری تنها ملاک، محاسبه میزان حقوق و مزایایی فرد نبوده و سایر عوامل نیز تاثیر گذار است.
در کارگاه هایی که سیستم محاسبه حقوق و دستمزد آنها بر پایه قوانین اداره کار بوده، ساعات حضور در محل کار از مهمترین عوامل تعیین کننده حقوق و دستمزد است. که با استفاده از دستگاه حضور غیاب به راحتی می‌توان در پایان هر ماه گزارشی جامع از تردد پرسنل تهیه کرد. با توجه به موارد ذکر شده، می‌توان نتیجه گرفت خرید دستگاه حضور وغیاب نه تنها هزینه نیست بلکه منجر به کاهش هزینه‌ها و افزایش بهروری خواهد شد.
تهیه لیست جامع تردد و ارائه به واحد مالی منجر به کاهش خطای انسانی و کاهش سطح نارضایتی پرسنل شده و به افزایش شفافیت بین سازمان و نیروی انسانی است. امکان تهیه لیست بیمه، مالیات و… از دیگر مزیت‌های استفاده از سیستم کنترل تردد مجهز به نرم افزار جامع است.
حفظ امنیت در سازمان با استفاده از دستگاه کنترل تردد:
در بسیاری از سازمان‌ها به دلایل امنیتی احراز هویت افراد برای ورود و دسترسی به قسمت‌های مختلف از درجه اهمیت بالایی برخوردار است. در چنین مواردی استفاده از سیستم کنترل تردد بیومتریک مجهز به اکسس کنترل بهترین گزینه است. استفاده از دستگاه حضور غیاب تشخیص عنبیه مجهز به اکسس کنترل در مراکز امنیتی بهترین گزینه است. با استفاده از اکسس کنترل تعبیه شده در دستگاه براحتی می‌توان علاوه بر ثبت تردد با استفاده از داده‌های بیومتریک فرد به تعیین سطح دسترسی فرد پرداخته و اجازه یا عدم اجازه ورود به قسمت‌های مختلف را تعیین کرد.
جمع بندی:
امروزه دستگاه حضور وغیاب به عنوان یکی از ملزومات اداری بسیار کاربردی بشمار آمده که در کنار شیوه‌های مدیریتی صحیح، تاثیر بسزایی در افزایش بهروری سازمانی دارد. در کنار دستگاه، نیاز به استفاده از یک نرم افزار کنترل تردد کارآمد به منظور انجام بسیاری از پروسه های حساس اعم از محاسبه حقوق و دستمزد، تهیه فایل بیمه و مالیات و ارائه فیش حقوقی الزامی است.
نانوتایم ارائه دهنده یکی از جامع‌ترین نرم افزار‌های حضور غیاب داخلی بوده که از مهمترین امکانات آن می‌توان به انعطاف پذیری بالا در تعریف شیفت کاری (شیفت ثابت، شیفت گردشی، شیفت آزاد و شیفت بدون مرز) اشاره کرد. به همراه این نرم افزار ماژول‌های متنوعی به منظور تسهیل در امور محاسباتی ارائه شده است (ماژول حقوق و دستمزد، خروجی اکسل، دیسکت مالیات و….). از دیگر ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به امکان ارائه بر روی سه بستر ویندوز، وب و اندروید اشاره کرد که امکان استفاده از آن را آسانتر کرده است.
به منظور کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان پیش از خرید به وب سایت www.nanotime.ir مراجعه نموده یا با شماره 09911902954 تماس بگیرید.