فتوکپی برابر با اصل ابرازی است یعنی چه

اصطلاح فتوکپی برابر با اصل ابرازی است به این معناست که رونوشتی از یک سند اصلی توسط متقاضی به دفتر اسناد رسمی ارائه شده و سردفتر صرفاً مطابقت ظاهری این کپی را با اصل ارائه شده گواهی می کند، بدون آنکه مسئولیتی در قبال صحت ماهوی، اصالت و اعتبار خود سند اصلی داشته باشد. این مهر، به مرجع دریافت کننده مدرک اطلاع می دهد که اصالت سند توسط سردفتر احراز نشده و تنها تطابق ظاهری تأیید گردیده است.

در زندگی روزمره و به ویژه در تعامل با مراجع قضایی، اداری، بانکی و حتی سفارتخانه ها، ارائه مدارک معتبر و مورد تأیید از اهمیت بالایی برخوردار است. در بسیاری از موارد، نیازی به ارائه اصل مدارک نیست و نسخه های برابر اصل شده کفایت می کنند. با این حال، اصطلاح فتوکپی برابر با اصل ابرازی است که اغلب در این نسخه ها دیده می شود، می تواند ابهامات و نگرانی هایی را برای افراد ایجاد کند. درک صحیح این اصطلاح حقوقی نه تنها برای عموم مردم بلکه برای فعالان حوزه حقوق، کارمندان ادارات و متقاضیان مهاجرت نیز ضروری است. هدف این مقاله، ارائه توضیحی جامع، دقیق و کاربردی در مورد این عبارت حقوقی، بررسی اعتبار آن در مراجع مختلف، تبیین مسئولیت های مربوطه و پاسخگویی به پرسش های کلیدی است تا تمامی زوایای این موضوع روشن گردد و کاربران بتوانند با اطمینان خاطر بیشتری از این نوع مدارک استفاده کنند.

درک بنیادین: فتوکپی برابر با اصل چیست و چه کسی آن را انجام می دهد؟

مفهوم کپی برابر اصل در نظام حقوقی ایران به فرآیندی اشاره دارد که طی آن، اصالت یک نسخه کپی از سند یا مدرک با اصل آن تطبیق داده شده و صحت این تطابق توسط مرجع قانونی ذی صلاح تأیید می گردد. این فرآیند به منظور کاهش نیاز به جابجایی و ارائه اصل مدارک ارزشمند و همچنین جلوگیری از سوءاستفاده یا جعل در برخی موقعیت ها، طراحی شده است. زمانی که یک سند کپی برابر اصل می شود، این نسخه کپی دارای اعتبار حقوقی برای ارائه به مراجع مختلف می شود، هرچند که جایگزین کامل اصل سند محسوب نمی گردد.

مرجع اصلی و قانونی برای برابر اصل کردن مدارک در ایران، دفاتر اسناد رسمی هستند. سردفتران اسناد رسمی به موجب قانون دارای صلاحیت ذاتی برای انجام این وظیفه می باشند. وظیفه اصلی و کلیدی سردفتر در فرآیند برابر اصل کردن، صرفاً تطبیق ظاهری و گواهی مطابقت تصویر با اصل مدرکی است که توسط متقاضی به او ارائه می شود. این به معنای آن است که سردفتر به دقت، محتوای نسخه کپی را با اصل مدرک مقایسه می کند تا اطمینان حاصل شود که هیچگونه تفاوت یا دستکاری آشکاری بین این دو وجود ندارد. مهر و امضای سردفتر بر روی نسخه کپی، تأییدکننده این مطابقت ظاهری است. این امر به دریافت کننده مدرک اطمینان می دهد که نسخه ای که به دست او رسیده، دقیقاً مطابق با آنچه که به سردفتر نشان داده شده، است.

ابرازی یعنی چه؟ رمزگشایی از قید مهم ابرازی است

واژه ابرازی در اصطلاح فتوکپی برابر با اصل ابرازی است کلیدی ترین بخش این عبارت است و نقش مهمی در تبیین دامنه مسئولیت سردفتر و اعتبار مدرک برابر اصل شده دارد. از نظر لغوی، ابرازی به معنای ارائه شده یا نشان داده شده است. در این بستر حقوقی، به این معناست که سند اصلی توسط متقاضی به سردفتر ارائه یا ابراز شده است.

دلیل اصلی استفاده از قید ابرازی توسط دفاتر اسناد رسمی، شفاف سازی و محدود کردن دامنه مسئولیت سردفتر است. سردفتر اسناد رسمی، کارشناس تشخیص اصالت ماهوی اسناد نیست. به عبارت دیگر، وظیفه سردفتر، احراز این موضوع نیست که آیا سند اصلی ارائه شده، واقعاً معتبر است یا خیر، یا اینکه آیا توسط شخص یا مرجع ذی صلاح صادر شده و جعلی نیست. سردفتر تنها به تطبیق ظاهری کپی با اصل می پردازد. این قید به مرجع گیرنده مدرک اطلاع می دهد که سردفتر، صحت ماهوی یا اصالت سند اصلی را تأیید نکرده است و مسئولیت احراز اصالت بر عهده مرجع گیرنده یا متقاضی است.

استفاده از قید ابرازی مستند به بخشنامه شماره ۱۴۶۹۷۸ مورخه ۱۳۸۸/۰۸/۰۲ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است که ناظر بر ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی می باشد. این بخشنامه و ماده قانونی مربوطه، چارچوبی را برای چگونگی برابر اصل کردن مدارک در دفاتر اسناد رسمی و حد مسئولیت آنها تعریف می کنند. ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی در خصوص مطابقت دادن رونوشت یا فتوکپی اسناد با اصل آن توسط دفاتر اسناد رسمی یا مدیر دفتر دادگاه ها است و به این موضوع اشاره دارد که در صورتی که اصل سند در اختیار نباشد، برابر اصل کردن رونوشت یا فتوکپی امکان پذیر است، اما این عمل به معنای تأیید اصالت ماهوی سند نیست.

برخی ممکن است این سوال را مطرح کنند که آیا تفاوتی میان فتوکپی برابر اصل است و فتوکپی برابر اصل ابرازی است وجود دارد؟ از نظر قوه قهریه و رویه های قضایی، در اغلب موارد تفاوت حقوقی بنیادینی میان این دو عبارت در عمل وجود ندارد. هر دو مهر به معنای مطابقت ظاهری کپی با اصل است که توسط متقاضی ارائه شده. با این حال، قید ابرازی به طور صریح و شفاف مسئولیت سردفتر را از حیث اصالت ماهوی سند سلب می کند و تأکیدی بر این نکته است که سردفتر صرفاً تطبیق دهنده ظاهر بوده و هیچ گونه کارشناسی درباره اصالت سند اصلی انجام نداده است. این شفاف سازی می تواند در تفسیر و ارزیابی مدرک توسط مراجع دریافت کننده، به خصوص در مواردی که شبهه جعل یا سوءاستفاده مطرح باشد، اهمیت پیدا کند و به آن ها گوشزد کند که خود باید در صورت لزوم، از اصالت سند اصلی استعلام یا تحقیق کنند.

قید ابرازی در مهر فتوکپی برابر اصل، مرز مسئولیت سردفتر را در احراز مطابقت ظاهری با اصل سند ارائه شده توسط متقاضی تعیین می کند و سردفتر را از مسئولیت ماهوی و اصالتی سند مبرا می سازد.

اعتبار و وجاهت قانونی فتوکپی برابر اصل ابرازی در مراجع مختلف

شناخت میزان اعتبار فتوکپی برابر اصل ابرازی در مراجع گوناگون از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که نوع مرجع دریافت کننده، تعیین کننده پذیرش و یا عدم پذیرش این اسناد خواهد بود. در ادامه به بررسی وجاهت قانونی این مدارک در سه دسته از مراجع می پردازیم:

در مراجع قضایی (دادگاه ها، دیوان عدالت اداری، شورای حل اختلاف)

در بسیاری از موارد، فتوکپی برابر اصل ابرازی برای تشکیل پرونده و پیگیری دعاوی در مراجع قضایی کفایت می کند. دادگاه ها معمولاً در مراحل اولیه، این مدارک را برای اثبات ادعاها می پذیرند تا روند دادرسی آغاز شود. این امر به دلیل حجم بالای پرونده ها و لزوم تسهیل دسترسی به عدالت است، ضمن اینکه از بار مراجعه مکرر به دفاتر اسناد رسمی نیز می کاهد. با این حال، این یک قاعده کلی نیست و مرجع قضایی می تواند در هر مرحله از دادرسی، بنا به صلاحدید خود یا درخواست طرف مقابل، اصل مدرک را از خواهان یا خوانده مطالبه کند.

موارد خاصی وجود دارد که ارائه اصل مدرک می تواند الزامی باشد. به عنوان مثال، هنگامی که طرف مقابل نسبت به سند ابرازی اظهار انکار یا تردید کند، ارائه اصل سند برای اثبات صحت آن توسط دادگاه از ضروریات است. در چنین شرایطی، بدون ارائه اصل سند، ممکن است ادعاها مردود شناخته شوند. همچنین، در پرونده هایی که احتمال جعل یا سوءاستفاده از اسناد مطرح است، قید ابرازی در بررسی های قضایی نقش مهمی پیدا می کند. این قید به دادگاه گوشزد می کند که سردفتر اصالت ماهوی سند را تأیید نکرده و این موضوع می تواند به دقت بیشتر در بررسی سند و احراز اصالت آن منجر شود.

در مراجع اداری و دولتی (سازمان ها، ادارات، دانشگاه ها)

میزان پذیرش فتوکپی برابر اصل ابرازی در مراجع اداری و دولتی، معمولاً بالاتر از مراجع قضایی است و رویه های رایجی برای پذیرش آن ها وجود دارد. اغلب سازمان ها، ادارات و دانشگاه ها برای امور عادی اداری، ثبت نام ها و ارائه خدمات، این نوع مدارک را می پذیرند. این امر به دلیل نیاز کمتر به احراز اصالت قطعی و ماهوی در بسیاری از امور اداری روزمره است.

با این حال، رویه ها در ادارات مختلف ممکن است متفاوت باشد. برخی ادارات یا بخش های خاص، به دلیل حساسیت وظایف خود، ممکن است سخت گیرتر باشند و در مواردی اصل مدرک را مطالبه کنند. به عنوان مثال، برای استخدام در مشاغل حساس یا ثبت نام در مقاطع تحصیلی خاص، ممکن است علاوه بر برابر اصل ابرازی، ارائه اصل مدارک نیز لازم باشد. در واقع، فتوکپی برابر اصل ابرازی غالباً جایگزین اصل مدرک برای اموری که به احراز هویت بسیار دقیق یا مالکیت قطعی نیاز دارند، نمی شود و در این موارد، مراجع می توانند اصل مدرک را طلب کنند.

برای سفارتخانه ها و امور بین المللی

در خصوص سفارتخانه ها و امور بین المللی، نیاز به دقت بسیار بیشتری است. بسیاری از سفارتخانه ها و نهادهای بین المللی، علاوه بر برابر اصل کردن مدارک توسط دفاتر اسناد رسمی، نیاز به تأییدات تکمیلی دارند. این تأییدات معمولاً شامل تأیید دادگستری و وزارت امور خارجه جمهوری اسلامی ایران است. دلیل این امر، لزوم احراز اعتبار بین المللی اسناد صادر شده در داخل کشور است.

مهر ابرازی به تنهایی در این موارد اغلب مشکل ساز نیست، مشروط بر اینکه مراحل تأییدات تکمیلی به درستی انجام شود. زمانی که یک سند برابر اصل ابرازی توسط دادگستری و وزارت امور خارجه نیز تأیید می شود، این تأییدات به معنای گواهی اعتبار مهر سردفتر و به طور غیرمستقیم، اعتبار بخشی به فرآیند برابر اصل کردن در سطح بین المللی است. بنابراین، اگرچه ابرازی بودن به معنای عدم تأیید اصالت توسط سردفتر است، اما با طی کردن مراحل تأییدات تکمیلی، مشکل پذیرش در مراجع بین المللی اغلب برطرف می گردد و مدرک وجاهت لازم را پیدا می کند. با این حال، همواره توصیه می شود قبل از اقدام، از الزامات دقیق سفارتخانه یا نهاد مورد نظر استعلام شود.

مسئولیت سردفتر، متقاضی و مراجع دریافت کننده

در فرآیند برابر اصل کردن مدارک با قید ابرازی، سه طرف اصلی درگیر هستند که هر یک مسئولیت های مشخصی بر عهده دارند. درک این مسئولیت ها برای جلوگیری از بروز مشکلات حقوقی و سوءاستفاده های احتمالی ضروری است.

مسئولیت سردفتر

همانطور که پیشتر اشاره شد، مسئولیت اصلی سردفتر در برابر اصل کردن مدارک، گواهی مطابقت ظاهری نسخه کپی با اصل مدرک ارائه شده توسط متقاضی است. سردفتر موظف است با دقت بالا، تطابق متن، اعداد، تاریخ ها و سایر مشخصات ظاهری را بررسی کند و مطمئن شود که هیچگونه تغییر یا دستکاری آشکاری در نسخه کپی نسبت به اصل وجود ندارد. اما این مسئولیت، در قبال اصالت ماهوی اصل مدرک نیست. یعنی سردفتر مسئول این نیست که تشخیص دهد آیا سند اصلی واقعی است، از مرجع صالح صادر شده، یا فاقد هرگونه جعل یا خدشه است. وظیفه او کارشناسی اصالت سند نیست، مگر در موارد خاص و نادر که سردفتر به وضوح متوجه جعل آشکار و غیرقابل انکار شود.

اگر مشخص شود که اصل مدرکی که برابر اصل ابرازی شده، جعلی بوده است، سردفتر معمولاً مسئولیتی در این خصوص ندارد، زیرا وی اصالت ماهوی را تأیید نکرده است. با این حال، اگر سردفتر در انجام وظیفه تطبیق ظاهری قصور ورزیده باشد (مثلاً کپی با اصل تفاوت فاحش داشته باشد و سردفتر آن را تأیید کرده باشد)، می تواند مسئول شناخته شود. بخشنامه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز بر همین اساس، حدود مسئولیت سردفتر را مشخص کرده است.

مسئولیت متقاضی

مسئولیت متقاضی که درخواست برابر اصل کردن مدرک را دارد، بسیار سنگین و حیاتی است. متقاضی موظف است اصل مدارک معتبر و صحیح را به سردفتر ارائه دهد. هرگونه ارائه مدرک جعلی، دستکاری شده، یا فاقد اعتبار قانونی به منظور برابر اصل کردن، می تواند تبعات حقوقی بسیار جدی برای متقاضی به همراه داشته باشد. در صورت اثبات ارائه مدارک جعلی یا سوءاستفاده از اسناد، متقاضی ممکن است تحت پیگرد قانونی قرار گیرد و با جرائمی نظیر جعل، استفاده از سند مجعول، یا کلاهبرداری مواجه شود. این جرائم می توانند شامل حبس، جزای نقدی و جبران خسارات وارده باشند. بنابراین، حفظ صداقت و ارائه مدارک واقعی، مسئولیت اصلی و غیرقابل انکار متقاضی است.

مسئولیت مراجع دریافت کننده

مراجع دریافت کننده فتوکپی برابر اصل ابرازی، اعم از قضایی، اداری یا بین المللی، نیز مسئولیت های خاص خود را دارند. با توجه به قید ابرازی بر روی مدارک، این مراجع باید متوجه باشند که سردفتر اصالت ماهوی سند را تأیید نکرده است. بنابراین، لزوم بررسی دقیق و در صورت لزوم، استعلام اصالت مدارک بر عهده مراجع دریافت کننده خواهد بود. این مراجع باید رویه های داخلی برای بررسی اصالت اسناد مهم را داشته باشند. در موارد حساس، می توانند مستقیماً از مرجع صادرکننده سند، استعلام اصالت بگیرند یا در صورت شک و تردید، از متقاضی بخواهند که اصل مدرک را ارائه دهد. عدم توجه به قید ابرازی و پذیرش کورکورانه اسناد بدون بررسی های لازم، می تواند منجر به پذیرش اسناد جعلی و بروز مشکلات قانونی برای خود مرجع دریافت کننده شود. به ویژه در معاملات مهم، استخدام ها یا امور قضایی، این مسئولیت به مراتب پررنگ تر می شود.

نکات کاربردی و پرسش های رایج پیرامون فتوکپی برابر اصل ابرازی

در مواجهه با فتوکپی برابر اصل ابرازی، سوالات متعددی برای افراد پیش می آید. در این بخش به برخی از مهمترین نکات کاربردی و پاسخ های مربوط به پرسش های رایج می پردازیم:

امکان برابر اصل کردن مجدد از روی فتوکپی برابر اصل ابرازی

یکی از سوالات پرتکرار این است که آیا می توان از روی فتوکپی برابر اصل ابرازی، مجدداً برابر اصل گرفت؟ پاسخ قاطعانه این است که خیر. دفاتر اسناد رسمی تنها صلاحیت دارند از روی اصل مدرک فیزیکی، نسخه برابر اصل تهیه کنند. فلسفه برابر اصل کردن، تطبیق کپی با اصل است. بنابراین، اگر شما یک کپی برابر اصل شده (حتی اگر مهر ابرازی خورده باشد) را به سردفتر ارائه دهید و درخواست برابر اصل کردن مجدد را داشته باشید، سردفتر از انجام این کار امتناع خواهد کرد. هدف این قانون، جلوگیری از ایجاد زنجیره ای از کپی های برابر اصل شده که ممکن است در نهایت به ابهام در منبع اصلی و احتمال جعل بینجامد.

اعتبار فتوکپی برابر اصل ابرازی در صورت مفقود شدن اصل مدرک

اگر اصل مدرک مفقود شود، آیا فتوکپی برابر اصل ابرازی هنوز اعتبار دارد؟ اعتبار فتوکپی برابر اصل ابرازی در این شرایط بستگی به مرجع گیرنده و نوع مدرک دارد. معمولاً در غیاب اصل مدرک، اعتبار کپی برابر اصل ابرازی کاهش می یابد، به ویژه در مراجعی که به احراز اصالت ماهوی سند نیاز مبرم دارند. در بسیاری از موارد، بدون وجود اصل برای تطبیق، مراجع ممکن است از پذیرش آن خودداری کنند. در چنین شرایطی، نیاز به راه های جایگزین نظیر تهیه رونوشت مجدد از مرجع صادرکننده اصل مدرک یا دریافت گواهی مفقودی است.

اقدام لازم برای مدارک مفقودی مانند قباله ازدواج یا سند

برای مدارکی مانند قباله ازدواج یا سند ملکی که اصل آن مفقود شده است، چه باید کرد؟ در این موارد، راهکار صحیح و قانونی این است که مستقیماً به مرجع صادرکننده آن مدرک مراجعه کنید. به عنوان مثال، برای قباله ازدواج، باید به دفترخانه ازدواجی که عقد را ثبت کرده مراجعه و درخواست رونوشت کنید. برای سند ملکی، باید به اداره ثبت اسناد و املاکی که سند را صادر کرده است مراجعه کرده و پس از طی مراحل قانونی، درخواست صدور سند المثنی یا رونوشت تأیید شده را بدهید. فتوکپی برابر اصل ابرازی از سندی که اصلش مفقود شده، به تنهایی نمی تواند برای اقدامات حقوقی جدی مورد استفاده قرار گیرد.

مبنا قرار دادن عکس موبایل برای برابر اصل

آیا عکس گرفته شده با موبایل می تواند مبنای برابر اصل قرار گیرد؟ خیر. برای برابر اصل کردن مدارک، نیاز به ارائه اصل فیزیکی مدرک است. سردفتر باید به طور فیزیکی و با چشم خود، کپی را با اصل تطبیق دهد. عکس موبایل یا هرگونه فایل دیجیتال دیگر، به عنوان اصل مدرک فیزیکی شناخته نمی شود و قابل برابر اصل کردن نیست. هدف از این قانون، جلوگیری از هرگونه دستکاری احتمالی در تصاویر دیجیتال و حفظ اعتبار فرآیند برابر اصل کردن است.

اعتبار زمانی فتوکپی برابر اصل ابرازی

آیا فتوکپی برابر اصل ابرازی اعتبار زمانی دارد؟ در حالت کلی، خیر. فتوکپی برابر اصل ابرازی، مگر اینکه مرجع گیرنده مهلت خاصی را تعیین کند یا محتوای مدرک (مانند گواهی های تاریخ دار) به خودی خود دارای اعتبار زمانی محدود باشد، معمولاً اعتبار زمانی مشخصی ندارد و تا زمانی که مدرک اصلی معتبر است، کپی برابر اصل آن نیز اعتبار خود را حفظ می کند. با این حال، تغییرات قانونی، رویه های اداری جدید یا حتی گذشت زمان بسیار طولانی ممکن است منجر به درخواست مدارک جدید یا تأیید مجدد شود.

امکان معامله مجدد با سند برابر اصل ابرازی

آیا با یک سند (مانند قولنامه) که برابر اصل ابرازی شده، می توان مجدداً معامله کرد؟ خیر، به هیچ وجه. برای انجام معاملات مهم نظیر خرید و فروش ملک یا خودرو، نیاز مبرم به اصل سند و احراز دقیق مالکیت و هویت طرفین است. اعتماد به یک کپی برابر اصل ابرازی در معاملات می تواند تبعات حقوقی بسیار سنگینی از جمله کلاهبرداری، معامله فضولی و از دست دادن مال را به همراه داشته باشد. دفاتر اسناد رسمی برای ثبت رسمی معاملات، حتماً اصل اسناد مالکیت را مطالبه می کنند. بنابراین، همواره باید در معاملات، به اصل اسناد تکیه کرد و از پذیرش نسخه های برابر اصل به عنوان جایگزین اصل برای انتقال مالکیت پرهیز نمود.

اقدام در صورت شک به اصالت مدرک برابر اصل ابرازی

اگر به اصالت یک مدرک برابر اصل ابرازی شک داشته باشیم، چه باید کرد؟ در صورت بروز هرگونه شک و تردید نسبت به اصالت یک مدرک برابر اصل ابرازی، بهترین و مطمئن ترین راه این است که از مرجع صادرکننده اصلی آن مدرک، استعلام اصالت بگیرید. برای مثال، اگر به اصالت یک مدرک تحصیلی برابر اصل شده شک دارید، باید از دانشگاه یا وزارت علوم مربوطه استعلام کنید. مراجع قضایی نیز در صورت بروز شک، کارشناسی خط و امضا و یا استعلام از مراجع صادرکننده را در دستور کار قرار می دهند. پیگیری این موضوع می تواند از بروز مشکلات حقوقی بزرگتر در آینده جلوگیری کند.

جمع بندی و توصیه های نهایی

در مجموع، اصطلاح فتوکپی برابر با اصل ابرازی است یکی از مفاهیم حقوقی پرکاربرد در تعاملات اداری و قضایی روزمره است که درک صحیح آن برای تمامی افراد جامعه ضروری به نظر می رسد. این عبارت به معنای تأیید صرفاً مطابقت ظاهری یک نسخه کپی با اصل سندی است که توسط متقاضی به سردفتر ارائه شده، و سردفتر هیچگونه مسئولیتی در قبال اصالت ماهوی خود اصل مدرک ندارد. این تمایز حیاتی، مسئولیت سردفتر را از متقاضی و مرجع دریافت کننده جدا می کند.

مدارک برابر اصل ابرازی، در بسیاری از مراجع اداری و حتی قضایی، برای شروع روند یا امور روزمره قابل پذیرش هستند. اما این پذیرش، قطعی و همیشگی نیست و مراجع ذی ربط این حق را دارند که در صورت لزوم، اصل مدرک را مطالبه کرده یا اصالت آن را استعلام کنند. به ویژه در امور حساس تر مانند ثبت معاملات، ارائه به سفارتخانه ها یا استخدام در موقعیت های خاص، معمولاً نیاز به تأییدات تکمیلی یا ارائه مستقیم اصل مدرک احساس می شود.

توصیه نهایی این است که همواره اهمیت حفظ و نگهداری دقیق اصل مدارک خود را جدی بگیرید. اصل مدارک، سرمایه های حقوقی شما هستند و هیچگاه نباید آنها را به آسانی از دست داد یا در اختیار افراد غیرمطمئن قرار داد. در صورت فقدان اصل مدارک، تنها راهکار قانونی مراجعه به مرجع صادرکننده برای دریافت رونوشت یا المثنی است و نمی توان از روی کپی برابر اصل شده، کپی برابر اصل دیگری تهیه کرد. در موارد پیچیده و خاص، به خصوص زمانی که پای ارزش های مالی بالا یا پرونده های قضایی حساس در میان است، قویاً توصیه می شود که قبل از هر اقدامی، با یک وکیل یا سردفتر اسناد رسمی مشورت نمایید تا از بروز هرگونه اشتباه یا تبعات ناخواسته حقوقی جلوگیری شود. با این رویکرد محتاطانه و آگاهانه، می توان از مزایای اسناد برابر اصل بهره مند شد و از مشکلات احتمالی دوری جست.