اسکنر دستگاهی برای تهیه فایل دیجیتالی از اوراق کاغذی است. این دستگاه عملکردی شبیه دوربین عکاسی بسیار با کیفیت دارد که میتواند تصویری دیجیتالی از اسناد و مدارک تهیه کند که قابل ذخیره سازی و ارسال در کامپیوتر و موبایل و سایر دستگاه ها است.اسکنر دستگاهی ورودی است. در واقع اسکنر قادر به استخراج اطلاعات از رایانه نیست، بلکه فقط می تواند عکس ها یا اسناد را اسکن کند و آنها را برای پردازش به کامپیوتر تحویل دهد. اسکنر می تواند از اسناد متنی، عکس ها، کتاب ها و سایر اجسام، فایل عکس دیجیتالی در فرمت های مختلف تهیه کند.
اسکنر هم مانند هر دستگاه دیجیتال دیگری، دارای مدل های مختلفی است که هر کدام قابلیت های خود را دارند. اگر به دنبال هستید مهم است که قبل از گشتن بین مدل های مختلف در بازار ابتدا نیاز خود را بررسی کنید. اگر در بخش بایگانی یا دبیرخانه خود نیاز به اسکنر دارید، اسکنرهایی برای این کاربری توسط برندهای مطرحی طراحی و تولید شده است که می توانید مدل مورد نیاز خود را از میان آن ها انتخاب کنید.
خرید اسکنر سازمانی برای نیازهای سنگین، کاری چالش برانگیز است. با توجه به حساسیت کار در این بخش ها، دستگاهی که انتخاب می کنید باید حرفه ای باشد و در بالاترین سطح کیفی کار اسکن را انجام دهد. اگر به دنبال انتخاب اسکنر بارکد خوان حرفه ای اسناد هستید نکات زیادی را باید قبل از خرید، بررسی کنید.
چرا از اسکنر بایگانی یا دبیرخانه استفاده می کنیم ؟
بایگانی، در واقع بخشی از هر ارگان، سازمان یا شرکت است که کلیه سوابق اسناد و مدارک عمومی مراجعه کنندگان در آن نگهداری می شود. دبیرخانه هم یک واحد از شرکت ها و ارگان ها است که کار ثبت امور دفتری و مکاتبات اداری سازمان را انجام می دهد. این بخش از ادارات، در واقع اصلی‌ترین وظیفه ای که انجام می دهند، ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و نظارت بر گردش کار صحیح آن ها است.
برای مثال یک بیمارستان را در نظر بگیرید که سوابق اسناد، مدارک و پرونده های پزشکی بیمارانش را از سال ها پیش در بایگانی حفظ می کند. این بخش از بیمارستان فضای زیادی را برای آرشیو این اوراق اختصاص می دهد.
علاوه بر جاگیر بودن این کاغذها، در طی مدت زمانی، این اوراق فرسوده می شوند و دیگر نمی توان به آسانی روز اول اطلاعات را از آن استخراج کرد. جستجو و پیدا کردن مدارک چندین سال قبل نیز کاری پر دردسر است و زمان زیادی می برد. همه ی این عوامل باعث می شود کاربران به دنبال راه حلی باشند تا این مشکلات را برطرف کنند.
استفاده از اسکنر بایگانی اسناد می تواند تمامی این چالش ها را برطرف کند. با دیجیتالی کردن این اسناد و مدارک دیگر نیازی به فضای فیزیکی برای ذخیره آنها نخواهید داشت. با وجود یک دیتابیس می توانید تمامی مدارک را به صورت دسته بندی و طبقه بندی شده در آن ذخیره کنید. این فایل های دیجیتالی با گذشت چندین سال دچار هیچ گونه تغییری نخواهد شد و درست مانند روز اول می توانید اطلاعات آن را مشاهده کنید.
علاوه بر این تنها با یک سرچ ساده می توانید به هر مدرکی در طی چند میلی ثانیه دسترسی پیدا کنید. تمامی این مزایا باعث می شود اسکنر حرفه ای اسناد به تسریع روند کارهای اداری کمک کند و کار ارباب رجوع سریع تر انجام شود.استفاده از اسکنر بایگانی اسناد می تواند به شما کمک کند تا مدیریت آرشیو مدارک خود را در آسان ترین حالت ممکن انجام دهید.
اسکنر بایگانی چه ویژگی هایی دارد؟
اسکنرهای دبیرخانه یا بایگانی دستگاه هایی هستند که برای استفاده در این بخش ها مجهز شده اند. همانطور که گفته شد، بایگانی یا دبیرخانه ها حجم زیادی از مدارک و اسناد را آرشیو می کند. در واقع اسکنری که در این بخش ها مورد استفاده قرار می گیرد، باید توانایی پشتیبانی از حجم کاری سنگین را داشته باشد. بهتر است قبل از خرید، نیازهای خود را بررسی کنید تا اسکنر سازمانی که دقیقا مطابق با نیاز شما باشد را انتخاب کنید.
سرعت اسکنر دبیرخانه
اسکنر دبیرخانه معمولا سرعت اسکن بالایی دارد. در واقع می تواند در مدت زمان کوتاهی، تعداد زیادی برگه را اسکن کند. حجم کاری روزانه و ماهانه قابل ساپورت این اسکنرهای سازمانی بالا است. سرعت بالای اسکن موجب صرفه جویی در زمان می شود و کار شما را سریع پیش می برد. با وجود حجم کاغذ سنگینی که در این بخش از ادارات وجود دارد، سرعت اسکن به شدت حائز اهمیت است.
ظرفیت فیدر در اسکنر بایگانی
ظرفیت فیدر هم در اسکنر دبیرخانه بسیار مهم است. به طور مثال اگر این ظرفیت 30 عدد کاغذ باشد، شما باید به طور مرتب 30 کاغذ را جدا کرده و در سینی قرار دهید. اما اگر 100 تایی باشد، سرعت کار اسکن بالاتر می رود. پس بهتر است یک اسکنر حرفه ای اسناد را انتخاب کنید که سینی پر ظرفیتی داشته باشد.
سایز اسکن در اسکنر بایگانی
کیفیت اسکن در اسکنر دبیرخانه
کیفیت، وضوح یا رزولوشن اسکن در دستگاه اسکنر برای استفاده از آن در بایگانی و دبیرخانه مهم است. بسیاری از اسناد، مدارک و فرم هایی که اسکن می شوند دارای متونی است که باید به وضوح قابل نمایش باشد و فایل عکس باید بتواند کوچکترین جزئیات را نمایش دهد. باید توجه داشته باشید که اسکنر حرفه ای اسناد که برای استفاده در دبیرخانه انتخاب می کنید، وضوح بالایی داشته باشد تا بعدا دچار مشکل در خواندن تصاویر نشوید.
قابلیت اسکن دو رو در اسکنر بایگانی
با توجه به حجم بالای کاغذهای قابل اسکن در دبیرخانه و بایگانی و اهمیت سرعت اسکن، قابلیت اسکن دو رو در اسکنر برای این گونه مصارف بسیار مهم است. اگر این قابلیت در دستگاه تعبیه نشده باشد. شما باید بعد از اسکن شدن برگه ها، یک بار دیگر آن ها را پشت و رو کنید و دوباره روند اسکن را انجام دهید. این فرآیند می تواند بسیار زمان بر باشد. پس بهتر است قبل از خرید اسکنر سازمانی، حتما به قابلیت اسکن دو رو توجه کنید.
وجود نرم افزار کاربردی اسکن برای اسکنر دبیرخانه
نرم افزارهای مخصوص هر دستگاه اسکنر دبیرخانه، امکاناتی برای مدیریت بهتر اسناد دیجیتالی دارند که به کاربران کمک می کنند که کار آرشیو اسناد دیجیتالی را راحت تر انجام دهند. قابلیت هایی مانند حذف خط خوردگی ها، حذف حاشیه های خالی، حذف جای منگنه و پانچ، قابلیت تشخیص متن OCR برای متون انگلیسی و … می تواند برای کاربردهای بایگانی مناسب باشد.
پشتیبانی از پورت شبکه در اسکنر دبیرخانه
پشتیبانی از پورت شبکه نیز قابلیتی است که در دستگاه های اسکنر دبیرخانه اهمیت دارد. با توجه به اینکه در بخش بایگانی یا دبیرخانه چندین کارمند کار می کنند که هر کدام اسناد خاص خود را برای اسکن دارند که باید روی سیستم کامپیوتری خودشان ذخیره شود، وجود پورت شبکه می تواند این چالش را حل کند. برای دانلود بهترین اسکنر موبایل وارد قسمت نرم افزار سایت ما شوید.
برندهای تولید کننده اسکنر بایگانی
برندهای مطرحی در سراسر دنیا تولید کننده اسکنرهای دبیرخانه ای یا سازمانی هستند:
- اسکنر بایگانی کداک می تواند یکی از بهترین انتخاب ها برای شما باشد، دستگاه های اسکنر دبیرخانه کداک با کیفیت ساخت بسیار بالا و کیفیت اسکن بی نظیر می تواند انتخابی بی نقص باشد. توجه داشته باشید که لنزهای اسکنرهای قدیمی تر کداک CCD هستند که کیفیت بالاتری دارند. این نوع لنزها قابلیت سرویس و کالیبره دارند. اما در چند سال اخیر که کداک اسکنرهای خود را با برند کداک آلاریس تولید می کند، لنزهای آن از نوع CIS شده است که این نوع لنز هم کیفیت مناسبی دارد اما این نوع لنزها، نیازی به تعمیر و سرویس و کالیبره کردن ندارند.
- اسکنر بایگانی فوجیتسو هم می تواند انتخابی بسیار مناسب برای حجم کارهای سنگین شما باشد. اسکنر دبیرخانه فوجیتسو با کیفیت بالا و امکانات پیشرفته تحت لیسانس ژاپن تولید شده است. این دستگاه ها هم با وجود کیفیت ساخت بالایی که دارند کمتر دچار خرابی می شوند.
- اسکنر بایگانی کانن نیز می تواند برای نیاز شما انتخابی مناسب باشد. اسکنر دبیرخانه کانن نسبت به دو برند قبلی معمولا قیمت مناسب تری دارد و می تواند انتخابی اقتصادی باشد. کیفیت ساخت دستگاه های کانن هم بسیار بالا است و دستگاه هایی قابل اطمینان را برای کاربران تولید می کند.
- اسکنر بایگانی ای ویژن هم دارای مدل های متنوع در بازار ایران است و دست شما را برای انتخاب بازتر می گذارد. اسکنر دبیرخانه ای ویژن هم قیمت مناسبی دارند و شما می توانید با بودجه ای پایین تر دستگاه را تهیه کنید.
- اسکنر بایگانی پلاستک نیز می تواند در حجم کارهای سنگین مورد استفاده قرار گیرد. اما مدل های با سرعت بالا در این برند به تنوع تولیدات کمپانی های قبلی نیستند. اما اسکنر دبیرخانه پلاستک هم از کیفیت ساخت بالایی برخوردار است.
- اسکنر بایگانی اپسون سرعت و وضوح بالایی دارند و کیفیت ساخت آن نیز بالا است. اسکنر دبیرخانه اپسون در بسیاری از ادارت و ارگان ها در حال حاضر مورد استفاده قرار می گیرند.